Όλο και συχνότερα ακούμε τον όρο ERP. Μάλιστα, σε πολλές προκηρύξεις για θέσεις εργασίας η γνώση χειρισμού των συστημάτων ERP αποτελεί ένα προαπαιτούμενο προσόν. Σε αυτό το άρθρο λοιπόν θα δούμε τι είναι τα συστήματα ERP και γιατί είναι τόσο σημαντικά για τις επιχειρήσεις.
Τι είναι τα συστήματα ERP;
Αρχικά, είναι σημαντικό να πούμε ότι το ERP αντικαθιστά το “Enterprise resource planning” (συστήματα ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού). Ουσιαστικά, το ERP αφορά σε έναν τύπο λογισμικού που χρησιμοποιούν οι εταιρείες για την επιχειρηματική τους δραστηριότητας. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν τα συστήματα ERP σε τομείς όπως: η λογιστική, οι προμήθειες, η διαχείριση έργων, η διαχείριση κινδύνων και οι λειτουργίες της αλυσίδας εφοδιασμού. Είναι δηλαδή, πλήρεις, ενσωματωμένες πλατφόρμες, είτε εντός των εγκαταστάσεων είτε στο cloud, που διαχειρίζονται όλες τις πτυχές μιας επιχείρησης που βασίζεται στην παραγωγή ή στη διανομή. Ένα παράδειγμα ERP συστήματος είναι το SAP.
Επίσης, ένα σύστημα ERP περιλαμβάνει λογισμικό που βοηθά στον προγραμματισμό, τον προϋπολογισμό, την πρόβλεψη και την αναφορά των οικονομικών αποτελεσμάτων ενός οργανισμού.
Τα συστήματα ERP συνδέουν μια πληθώρα επιχειρηματικών διαδικασιών και επιτρέπουν τη ροή δεδομένων μεταξύ τους. Συλλέγοντας τα κοινά δεδομένα συναλλαγών ενός οργανισμού από πολλαπλές πηγές, τα συστήματα ERP εξαλείφουν την ύπαρξη διπλότυπων δεδομένων και παρέχουν ακεραιότητα.
Σήμερα, τα συστήματα ERP είναι ζωτικής σημασίας για τη διαχείριση χιλιάδων εταιρειών όλων των μεγεθών και σε όλους τους κλάδους. Για αυτές τις εταιρείες, το ERP είναι τόσο απαραίτητο όσο και η ηλεκτρική ενέργεια που κρατά τα φώτα αναμμένα.
Τα συστήματα ERP παρέχουν επίσης διαφάνεια στην πλήρη επιχειρηματική διαδικασία παρακολουθώντας όλες τις πτυχές της παραγωγής και των οικονομικών. Αυτά τα ολοκληρωμένα συστήματα λειτουργούν ως κεντρικός κόμβος μιας επιχείρησης για τη ροή εργασιών και δεδομένων από τμήμα σε τμήμα.
Διάβασε επίσης: Τα 8 καλύτερα Bitcoin Wallets χωρίς εγγραφή
Πώς λειτουργούν τα συστήματα ERP;
Τα συστήματα ERP σχεδιάζονται γύρω από μια ενιαία, καθορισμένη δομή δεδομένων που έχει συνήθως μια κοινή βάση δεδομένων. Αυτό διασφαλίζει ότι οι πληροφορίες που χρησιμοποιούνται σε όλη την επιχείρηση έχουν κοινούς ορισμούς και την ίδια βάση.
Για παράδειγμα: σκέψου μια εταιρεία που κατασκευάζει αυτοκίνητα προμηθεύοντας ανταλλακτικά και εξαρτήματα από πολλούς προμηθευτές. Θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει ένα σύστημα ERP για να παρακολουθεί τη ζήτηση και την αγορά αυτών των αγαθών και να διασφαλίσει ότι κάθε στοιχείο σε ολόκληρη τη διαδικασία προμήθειας προς πληρωμή χρησιμοποιεί ομοιόμορφα και καθαρά δεδομένα που συνδέονται με τις ροές εργασιών της επιχείρησης, τις επιχειρηματικές διαδικασίες, τις αναφορές και τα αναλυτικά στοιχεία.
Όταν το ERP αναπτύσσεται σωστά σε μια αυτοκινητοβιομηχανία, ένα εξάρτημα, όπως για παράδειγμα τα τακάκια φρένων, προσδιορίζεται ομοιόμορφα από το όνομα του ανταλλακτικού, το μέγεθος, το υλικό, την πηγή, τον σειριακό αριθμό, το κόστος και τις προδιαγραφές, μαζί με μια πληθώρα άλλων περιγραφικών στοιχείων που βασίζονται σε δεδομένα.
Δεδομένου ότι τα δεδομένα είναι ο πυρήνας κάθε σύγχρονης εταιρείας, το ERP διευκολύνει τη συλλογή, την οργάνωση, την ανάλυση και τη διανομή αυτών των πληροφοριών σε κάθε άτομο και σύστημα που τα χρειάζεται για να εκπληρώσει καλύτερα τον ρόλο του.
Το ERP διασφαλίζει επίσης ότι αυτά τα πεδία δεδομένων και τα χαρακτηριστικά συγκεντρώνονται στον σωστό γενικό λογαριασμό της εταιρείας, έτσι ώστε όλα τα κόστη να παρακολουθούνται και να αντιπροσωπεύονται σωστά. Εάν τα τακάκια φρένων ονομάζονταν «μπροστινά φρένα» σε ένα σύστημα λογισμικού και «μπροστινά τακάκια» σε ένα άλλο, θα ήταν δύσκολο για την αυτοκινητοβιομηχανία να υπολογίσει πόσα ξοδεύει ετησίως για τα τακάκια φρένων.
Μια βασική αρχή των συστημάτων ERP είναι η κεντρική συλλογή δεδομένων για ευρεία διανομή. Αντί για πολλές αυτόνομες βάσεις δεδομένων με ατελείωτο απόθεμα υπολογιστικών φύλλων, τα συστήματα ERP φέρνουν τάξη στο χάος, έτσι ώστε όλοι οι χρήστες – από τον CEO έως τους υπαλλήλους να μπορούν να δημιουργούν, να αποθηκεύουν και να χρησιμοποιούν τα ίδια δεδομένα που προέρχονται από κοινές διαδικασίες. Με ένα ασφαλές και κεντρικό αποθετήριο δεδομένων, όλοι σε μία εταιρεία μπορούν να είναι σίγουροι ότι τα δεδομένα είναι σωστά και ενημερωμένα.
Γιατί είναι τόσο σημαντικά για τις επιχειρήσεις;
Είναι αδύνατο να αγνοήσουμε τον αντίκτυπο του ERP στον σημερινό επιχειρηματικό κόσμο. Καθώς τα δεδομένα και οι διαδικασίες της επιχείρησης συσχετίζονται σε συστήματα ERP, οι επιχειρήσεις μπορούν να ευθυγραμμίσουν τα ξεχωριστά τμήματα και να βελτιώσουν τις ροές εργασίας, με αποτέλεσμα να έχουν σημαντική εξοικονόμηση πόρων. Στην παρακάτω λίστα θα δεις ορισμένα οφέλη που έχει η χρήση συστημάτων ERP:
- Χαμηλότερο λειτουργικό κόστος μέσω βελτιστοποιημένων επιχειρηματικών διαδικασιών και βέλτιστων πρακτικών
- Βελτιωμένη συνεργασία από χρήστες που μοιράζονται δεδομένα σε συμβόλαια, αιτήσεις και παραγγελίες
- Συνεπής υποδομή από το back office μέχρι το front office, με όλες τις επιχειρηματικές δραστηριότητες να έχουν την ίδια εμφάνιση
- Μειωμένος κίνδυνος μέσω βελτιωμένης ακεραιότητας δεδομένων και οικονομικών ελέγχων
- Χαμηλότερο κόστος διαχείρισης και λειτουργίας μέσω ενιαίων και ολοκληρωμένων συστημάτων
ERP στο Cloud
Η υιοθέτηση των συστημάτων ERP από τις εταιρείες έχει αυξηθεί ραγδαία. Αυτό βέβαια σημαίνει ότι αυξάνεται και το κόστος. Οι εταιρείες χρειάζονταν hardware και αρκετό χώρο στα γραφεία τους για να μπορούν να χρησιμοποιούν συστήματα ERP. Επίσης, τα ERP στις εγκαταστάσεις των επιχειρήσεων δεν μπορούσαν πάντοτε να συμβαδίσουν με τις σύγχρονες απαιτήσεις αναφορικά με την ασφάλεια. Η λύση ήρθε με το Cloud.
Ουσιαστικά, οι εταιρείες μπορούν πλέον να χρησιμοποιούν τα ERP ως υπηρεσία στο cloud. Έτσι, οι εταιρείες γλιτώνουν πολλά χρήματα και χώρο. Επίσης, στο cloud τα συστήματα κάνουν συνέχεια ενημερώσεις και δεν χρήζουν αναβάθμισης κάθε 5 χρόνια. Αυτό σημαίνει ότι το cloud μειώνει απίστευτα πολύ τα λειτουργικά και τα κεφαλαιουχικά έξοδα μιας εταιρείας που χρησιμοποιεί ERP. Οι εταιρείες μπορούν πλέον να ξοδεύουν τα χρήματα που θα ξόδευαν σε πληροφορικάριους, στην ανάπτυξη και την καινοτομία.
Όπως γίνεται εύκολα αντιληπτό, η μεταφορά των ERP στο cloud μπορεί να έχει πάρα πολλά οφέλη. Μερικά από αυτά τα οφέλη είναι: η υιοθέτηση και η πρόσβαση σε νέες τεχνολογίες (όπως το AI), η μη εξάρτηση από τρίτους (προμηθευτές), η εξέλιξη των οικονομικών συστημάτων και η μεγαλύτερη ασφάλεια.
Διάβασε επίσης: SEO: Τι είναι, πώς λειτουργεί και γιατί είναι τόσο σημαντικό
